Privacyverklaring HAAVENS B.V.

Inleiding en doel privacyverklaring

Haavens B.V. (Haavens, hierna ook aangeduid als ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’) handelt als vastgoedbeheerder in Nederland. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, verzamelen, bewaren en gebruiken wij persoonsgegevens en/of worden die gegevens anderszins door ons gebruikt. Dit wordt ook wel het ‘verwerken’ van persoonsgegevens genoemd.

Op grond van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG), worden wij aangemerkt als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Haavens begrijpt dat u grote waarde hecht aan uw privacy en dat u graag wilt weten op welke wijze wij uw persoonsgegevens gebruiken. Wij respecteren uw privacy en gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend op de manier en voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. Natuurlijk nemen wij hierbij onze verplichtingen en uw rechten in acht.

Wij raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. In het navolgende wordt u namelijk onder meer geïnformeerd over:

  • welke persoonsgegevens wij mogelijk van u verzamelen/gebruiken en hoe wij dat doen;
  • op basis van welke wettelijke grondslag wij persoonsgegevens verwerken;
  • voor welke doeleinden en hoe wij persoonsgegevens verwerken en met wie wij ze delen;
  • hoe lang wij persoonsgegevens bewaren; en
  • welke rechten u heeft op grond van de privacywet- en regelgeving.

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om deze privacyverklaring te wijzigen. Bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging of wanneer wij onze bedrijfsvoering of activiteiten zodanig veranderen dat dit gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en/of welke persoonsgegevens wij verwerken. Bij materiële of substantiële wijzigingen zullen wij u hiervan actief op de hoogte brengen door aan u een nieuwe versie van de privacyverklaring te verstrekken.

De actuele versie van deze privacyverklaring kunt u overigens altijd vinden op onze website: https://www.haavens.nl. U kunt ons ook verzoeken om u (kosteloos) een kopie van de meest recente privacyverklaring toe te sturen. Dit verzoek en andere privacy gerelateerde vragen kunt u richten aan privacy@haavens.nl.

Wie zijn wij?

Haavens B.V. gevestigd te (1076 ER) Amsterdam, aan het Burgerweeshuispad 101 en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 74391135. Wij richten ons als vastgoedbeheerder op het verkrijgen, beheren, exploiteren, renoveren, verhuren van en het beleggen in woningen in Nederland.

Wiens persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van onze activiteiten verzamelen wij persoonsgegevens van de volgende personen:

  • Vertegenwoordigers, contactpersonen en/of (andere) werknemers van onze huidige en voormalige contract- en zakenpartners, waaronder leveranciers, aannemers en aan Haavens gelieerde ondernemingen;
  • Vertegenwoordigers, contactpersonen en/of (andere) werknemers van onze huidige en voormalige (juridische) adviseurs, consultants, accountants en andere dienstverleners;
  • Vertegenwoordigers, bestuurders en/of (andere) werknemers van onze aandeelhouder(s);
  • Partijen van wie (potentieel) vastgoed kopen of aan wie wij vastgoed verkopen en hun vertegenwoordigers;
  • Omwonenden van de door ons beheerde woningen; en
  • Illegale bewoners van de door ons beheerde woningen.

Let op: deze privacyverklaring is niet van toepassing op huurders van het vastgoed dat wij beheren en op werknemers en sollicitanten. Zij ontvangen van ons een separate privacyverklaring.

Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt van iemand anders dan uzelf, bijvoorbeeld van de juridisch vertegenwoordiger van het bedrijf waarvoor u werkt, verzoeken wij u om aan die persoon (een kopie van) deze privacyverklaring te verstrekken voordat u zijn/haar gegevens aan ons doorgeeft.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

  • Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u ons een e-mail stuurt of een visitekaartje verstrekt waarop uw persoonsgegevens staan vermeld;
  • Van derden, bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens ontvangen van een van uw collega’s of onze zakenpartners; en
  • Vanuit openbare bronnen, zoals het kadaster, het handelsregister, het RDW, BRP of uw eigen website of social media account.

Specifieke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens wij voor dat specifieke doel gebruiken, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren. Om ervoor te zorgen dat u snel kunt terugvinden welke gegevens wij van u zouden kunnen verwerken, hebben wij deze informatie opgenomen per type verwerkingsactiviteit en in tabelvorm.

Wij merken hierbij op dat, wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, u deze toestemming op ieder moment kunt intrekken door contact op te nemen met privacy@haavens.nl. Dit doet echter niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór intrekking van uw toestemming.

Aangaan en uitvoeren van contacten met zakelijke relaties

Doeleinden Aangaan en uitvoeren van zakelijke relaties, waaronder de relaties met onze property manager, contacten met consultants, juridisch adviseurs, accountants, leveranciers (office supplies etc.) en aannemers- of onderhoudsbedrijven. Persoonsgegevens zijn in dit verband nodig om te kunnen communiceren over de diensten die over en weer worden geleverd, om de contracten te kunnen uitvoeren en ten behoeve van de bedrijfsvoering en bedrijfscontinuïteit van Haavens.
Categorieën persoonsgegevens Naam, bedrijfsnaam (werkgever), functie/titel en zakelijke contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer etc.) en eventueel handtekeningen.
Grondslag Gerechtvaardigde (bedrijfs)belangen van Haavens en het uitvoeren van zakelijke overeenkomsten.
Bewaartermijn Haavens bewaart de persoonsgegevens in beginsel voor de duur van de zakelijke relatie en (indien dit eerder is) tot het einde van het dienstverband bij en/of betrokkenheid van de contactpersoon bij het zakelijke contact van Haavens. In sommige gevallen kan Haavens de persoonsgegevens langer bewaren, namelijk als zij hiertoe wettelijk is verplicht of wanneer zij andere goede redenen heeft om de persoonsgegevens langer te bewaren, zoals het verdedigen van haar rechten in een (dreigend) juridisch geschil.

Aangaan en uitvoeren van contacten met aandeelhouders

Doeleinden Haavens verzamelt en gebruikt in dit kader persoonsgegevens van de haar aandeelhouder(s) ten behoeve van de communicatie in het kader ban de bedrijfsvoering en rapportering aan aandeelhouder(s).
Categorieën persoonsgegevens Naam, bedrijfsnaam (werkgever), functie/titel en zakelijke contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer etc.). Ook beschikt Haavens over een kopie van het paspoort van de bestuurders en over hun handtekeningen.
Grondslag Gerechtvaardigde (bedrijfs)belangen van Haavens, het uitvoeren van zakelijke (aandeelhouders)overeenkomsten en voldoen aan wettelijke verplichtingen (ten aanzien van de aandeelhouders).
Bewaartermijn Haavens bewaart de persoonsgegevens in beginsel voor de duur van de aandeelhoudersrelatie en (indien dit eerder is) tot het einde van het dienstverband bij en/of betrokkenheid van de contactpersoon bij de aandeelhouder(s) van Haavens. In sommige gevallen kan Haavens de persoonsgegevens langer bewaren, namelijk als Haavens hiertoe wettelijk verplicht is of als zij andere goede redenen heeft om de persoonsgegevens langer te bewaren, zoals het verdedigen van haar rechten in een (dreigend) juridisch geschil.

Due diligence en transacties

Doeleinden Haavens verwerkt persoonsgegevens in het kader van due diligence en (mogelijk daaropvolgende transacties) met betrekking op het verwerven nieuwe woningportefeuilles en het bijbehorende KYC proces.
Categorieën persoonsgegevens Naam, bedrijfsnaam (werkgever), functie/titel, zakelijke contactgegevens (e-mail, telefoonnummer etc.), handtekening(en), kopie paspoort (inclusief informatie over ras en etnische afkomst voor zover dit uit het paspoort / de foto daarop blijkt), gegevens uit openbare bronnen, zoals de KvK en, indien de verkoper een particulier is, bank- en betaalgegevens en factuuradres.
Grondslag Gerechtvaardigde (bedrijfs)belangen van Haavens.
Bewaartermijn Haavens bewaart de persoonsgegevens in beginsel voor een periode van 10 jaar na closing van de transactie of de eigendomsoverdracht (in verband met de herzieningsperiode) of zoveel langer als nodig is met het oog op een (dreigend) juridisch geschil.

Contactformulier op de website van Haavens

Doeleinden Ten behoeve van de communicatie met potentiële huurders, omwonenden die klachten hebben over of overlast ondervinden van (huurders van) de door ons beheerde woningen, en eventueel andere partijen die gebruikmaken van het contactformulier (of het algemene e-mailadres), worden persoonsgegevens verwerkt die met het invullen en versturen van het contactformulier aan Haavens worden verstrekt (en eventueel in het vervolg hierop).
Categorieën persoonsgegevens Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, persoonsgegevens die volgen uit de inhoud van het bericht en of de persoon die contact opneemt wel of geen huurder is van Haavens.
Grondslag Gerechtvaardigde belangen van Haavens om met de gebruiker te kunnen communiceren en om verzoeken die via het contactformulier worden gedaan te kunnen behandelen.
Bewaartermijn Haavens bewaart de persoonsgegevens in beginsel totdat de vraag of klacht die via het contactformulier is binnengekomen is afgehandeld of langer indien dat nodig is op een te verwachten juridische procedure.

Woonfraude – Onrechtmatige bewoning

Doeleinden Ten behoeve van het beëindigen van een onrechtmatige (onderverhuur) situatie en communicatie met illegale bewoners.
Categorieën persoonsgegevens Naam, adres/verblijfplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
Grondslag Gerechtvaardigde belangen van Haavens om de onrechtmatige situatie te beëindigen en (financiële) schade te voorkomen of beperken.
Bewaartermijn Haavens bewaart de persoonsgegevens in beginsel totdat de onrechtmatige situatie is beëindigd en afgehandeld of langer indien dat nodig is op een te verwachten juridische procedure.

Delen wij uw contactgegevens met anderen?

Wij delen uw persoonsgegevens soms met derde partijen, maar slechts indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van bovengenoemde doeleinden of wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving of een overeenkomst.

Wij delen uw persoonsgegevens soms met:

  • onze dienstverleners, zoals onze IT-dienstverleners, softwareaanbieders;
  • externe adviseurs, zoals juridisch adviseurs, accountants, banken, verzekeraars, experts, deurwaarders en incassobureaus;
  • Blackstone, de manager van de fondsen die eigenaar zijn van het door ons beheerde vastgoed; en
  • Haavens gelieerde ondernemingen en onze aandeelhouders (Overflow B.V. / DTK JV B.V., Rivierenbuurt Vastgoed B.V.).

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook aan derden doorgeven ingeval van een eventuele (gedeeltelijke) verkoop of overdracht van Haavens B.V., indien dit in het kader van die transactie noodzakelijk is.

Tot slot kunnen dus wettelijk verplicht zijn tot het delen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld jegens de fiscus, wanneer wij zijn betrokken bij een juridische procedure of gehoor moeten geven aan een rechterlijke uitspraak of instructies van een verzekeraar of overheidsinstantie (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens). Een ander voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou kunnen opvragen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden, zorgen wij ervoor dat de nodige beveiligingsmaatregelen worden genomen. Wij zullen bijvoorbeeld een (verwerkers)overeenkomst sluiten waar nodig. In die overeenkomst nemen wij beperkingen op met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens en leggen wij de ontvangende partij verplichtingen op in het kader van het beveiligen van uw persoonsgegevens.

Doorgifte aan partijen in een derde land of internationale organisatie

In sommige gevallen delen wij uw persoonsgegevens aan ontvangers die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij brengen uw persoonsgegevens uitsluitend buiten de EER in de volgende situaties:

  • Bij rapportages en / of besprekingen aangaande situaties die de eigenaren van het vastgoed aangaan. In dit geval kunnen er persoonsgegevens worden uitgewisseld met Blackstone, de beheerder van de fondsen die eigenaar zijn van het vastgoed.

Omdat de regelgeving op het gebied van de privacybescherming in derde landen mogelijk niet eenzelfde beschermingsniveau biedt als de regelgeving binnen de EER, zal Haavens ervoor zorgen dat er in deze gevallen passende maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te bescherming in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij zullen hiervoor (zo nodig en waar mogelijk) gebruik maken van de EU Model Clauses om uw persoonsgegevens te beschermen. U kunt ons verzoeken een kopie te verstrekken van de passende waarborgen die zijn genomen. Wanneer dat niet mogelijk is, zullen wij mogelijk toestemming aan u vragen om uw (persoons)gegevens naar landen zonder passend beschermingsniveau door te gegeven. Deze toestemming kunt u ook altijd weer intrekken.

Uw rechten

Onder bepaalde omstandigheden heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Ontvangst van aanvullende informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben (inzageverzoek)
  • Rectificatie van uw persoonsgegevens
  • Verwijdering van uw persoonsgegevens
  • Het maken van bezwaar tegen (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens
  • Beperking van (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Overdraagbaarheid van uw gegevens van ons naar u, wanneer u deze gegevens niet zelf aan ons heeft verstrekt.

Indien u een inzageverzoek doet, dient dit schriftelijk bij ons te worden ingediend (per e-mail of post). In principe brengen wij voor een inzageverzoek geen kosten in rekening. Wanneer uw verzoek ‘kennelijk ongegrond of buitensporig’ is (bijvoorbeeld wanneer u onnodig herhaaldelijk een verzoek indient), kunnen wij echter een vergoeding voor onze administratieve kosten bij u in rekening brengen. Na ontvangst van uw inzageverzoek ontvangt u hierop binnen een maand onze reactie. Wij proberen om u binnen deze termijn een volledige reactie te geven, inclusief een kopie van uw persoonsgegevens. In sommige gevallen, met name wanneer uw verzoek complexer is, hebben we echter meer tijd nodig. U ontvangt onze reactie dan binnen (maximaal) drie maanden vanaf de datum van ontvangst van uw verzoek. In dat geval houden wij u vanzelfsprekend op de hoogte van de voortgang.

Tot slot heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze contactgegevens

Om contact met ons op te nemen over alles wat verband houdt met uw persoonsgegevens en/of gegevensbescherming, met inbegrip van het uitoefenen van uw rechten als betrokkene zoals hierboven besproken, kunt u gebruikmaken van onderstaande contactgegevens:

Haavens B.V.
privacy@haavens.nl